Tenders stroomlijnen met Brainial

Onze eerste aanbesteding in co-creatie met kunstmatige intelligentie is de deur uit. Voor het eerst hebben we gereageerd op een tender met hulp van Brainial, een AI-tool die ons helpt om aanbestedingsdocumenten razendsnel te analyseren. Directeur Inkoop en Partnerschap Chris Wesselink en Coördinator Prekwalificatie Hermien Terwisscha van Scheltinga zijn nauw betrokken bij het testen van Brainial. Zij delen graag de eerste, veelbelovende resultaten.

Ervaring opdoen

Brainial is een softwaretool die relevante informatie, zoals risico’s en kansen, in documenten identificeert. De technologie is een combinatie van Natural Language Processing (NLP) en machine learning, waardoor Brainial patronen, kernbegrippen en afhankelijkheden in complexe teksten herkent. Chris zocht al een tijdje naar manieren om binnen Jorritsma ervaring op te doen met het toepassen van AI. In april volgde hij een demo van Brainial, die hem direct enthousiast maakte. “De oprichters van Brainial hebben veel domeinkennis. Ze begrijpen hoe wij denken en werken. Eén van hen heeft een bouwachtergrond.” De testperiode bestaat uit leren, uitproberen en evalueren. In vier werksessies krijgt het kernteam uitleg van de makers van Brainial. Alleen al het vinden van tenders is een verademing volgens Hermien. “Brainial heeft een platform waarop alle aanbestedingen getoond worden, Tenderalert. Dankzij de analysemogelijkheden van Brainial heb ik nu binnen vijf minuten een duidelijk overzicht van een selectieleidraad van 50 pagina’s.”

Chatten en analyseren

Brainial wordt onze eigen interactieve tenderbibliotheek. Alle documenten staan op één plek. Chris: “We zijn nu net begonnen, maar over een jaar staan er 60 aanbestedingen in Brainial.” Hermien geeft een voorbeeld van een prompt waarmee ze Brainial op pad stuurt: Wat is de technische bekwaamheid (kerncompetenties) met betrekking tot perceel 1 en eventueel perceel 2? Geef een lijst van aantal, type, ouderdom, omvang en bewijsstukken in opsommingstekens. Brainial meldt een tegenstrijdigheid: op twee verschillende plekken in de documenten staan twee verschillende antwoorden. Hartstikke handig volgens Hermien. “Onduidelijkheden over de opdracht nemen we mee in de tussentijdse nota van inlichtingen.” Chris benadrukt de betrouwbaarheid van de tool. “Brainial verzint geen antwoorden. Als de informatie niet in de documenten staat, dan verschijnt er niets. Wij kunnen zelf ook antwoorden valideren.”

Schrijven en scoren

De eerste stap in het tenderproces is het schrijven van een sterke selectietekst, zodat we worden uitgenodigd om een prijsaanbieding te doen. Hermien stemt deze teksten nauwkeurig af op de wensen en eisen van de opdrachtgever. Ze weet precies welke referenties ze het beste kan presenteren en welke formuleringen goed passen bij bijvoorbeeld een opdrachtgever in het onderwijs. Het zoeken naar relevant materiaal uit eerdere selectieteksten gaat met Brainial razendsnel. Chris vult aan: “Met minder inspanning hebben we meer inzicht. We komen nu veel sneller tot een concept dat we intern kunnen delen. Brainial leert ook van de feedback die wij van opdrachtgevers ontvangen.”

Volume omhoog

De volgende mijlpaal is het uitbreiden van het kernteam, dat nu bestaat uit Tenderschrijver Jurjen Hendriks, Bedrijfsjurist Jelmer Hoekstra, Manager Calculatie & Engineering Luther Klaver en Projectmanagers Hilbert Kolk, Peter Hofman en Rik Deelstra. Het gehele bestek staat in Brainial, dus engineers en calculatoren kunnen straks ook vragen stellen en gemakkelijk opzoeken wie bijvoorbeeld de voeding van de lift van nieuwbouw appartementen gaat leveren. Ben je nog wat sceptisch over het werken met AI? Breng vijf minuten door met Hermien en je bent om. “Ik vind het sowieso leuk met AI te werken. Brainial zet alle informatie ook in een handige tijdlijn, net als Teams-planner. Het werkt veel efficiënter. We hebben nu meer tijd om nog betere plannen te maken!”