Sterk secretariaat

Ze zijn planner, organisator, vangnet, werkkleding-regelaar, het gezicht van, psycholoog, fruitbesteller, notulist, sfeermaker, grensbewaker én een baken van orde en rust. Oh ja, ze nemen ook de hele dag door de telefoon aan. Jorritsma Bouw draait dankzij de vijf power-vrouwen van het secretariaat. Manon Bosma, Amy van der Meij, Roelien Vries, Anthe van der Veen schakelen sneller dan Max Verstappen. Wat kunnen ze eigenlijk niet?

Krachtige mix

Roelien werkt al 20 jaar voor Jorritsma, eerst in vestiging Drachten, vanaf 2013 in Groningen. Amy is sinds 2016 één van de drijvende krachten achter het secretariaat. Ze kende Jorritsma al als kind. Haar vader, inmiddels met pensioen, werkte vanaf zijn zestiende bij Jorritsma. “Het bedrijf was altijd dichtbij. Toen ik mijn managementopleiding Secretaresse niveau 4 had afgerond, was ik op zoek naar een baan. Mijn vader stond hier toen regelmatig aan de balie om te vragen of er plek voor me was. Ik mocht op gesprek komen en ben begonnen als administratief medewerker bij het aardbevingsdossier.” Manon werkte in de ouderenzorg en maakte de overstap naar Jorritsma, kantoor Groningen. Het geduld dat ze nodig had in haar vorige baan, komt in de bouw ook goed van pas. Kayleigh startte in 2021 als stagiaire en groeide snel door, Anthe werkt sinds dit jaar afwisselend in Bolsward en Groningen.

Communicatief sterk

Het zijn rasplanners. Geef deze vrouwen chaos en deadlines en je krijgt een keurig overzicht mét actielijstjes en vriendelijke reminders terug. Amy combineert uitvoerende taken met een coördinerende rol binnen het secretariaat. Ze notuleert ook wekelijks de directievergaderingen en is sinds kort het vaste aanspreekpunt voor de nieuwe Raad van Advies. De leukste onderdelen van haar werk vindt Amy het bijwonen van vergaderingen en het organiseren van bijeenkomsten. Met verve herinnert ze haar collega’s aan openstaande actiepunten. “Ik hou het bij en zorg dat het wordt gedaan.” Roelien ondersteunt twee dagen per week de afdeling Inkoop en verzorgt een deel van de facturatie voor Service & Onderhoud. Ze geniet van de afwisseling in haar werk en krijgt energie van het contact aan de balie. “Collega’s komen even naar je toe voor een persoonlijk praatje. Opdrachtgevers waarderen ook dat er bij ons iemand achter de balie zit. Wij zijn zichtbaar voor de onderneming.”

Leren door te doen

Manon heeft zich allerlei handigheidjes eigen gemaakt voor het snel en zorgvuldig aannemen van telefoontjes. Een postcode opvragen bijvoorbeeld is makkelijker dan een lange straatnaam ontcijferen uit het Gronings. Sowieso is ‘erin duiken, uitzoeken en vragen stellen’ een beproefde inwerkmethode voor medewerkers van het secretariaat. Amy: “Veel van wat ik doe, heb ik mezelf geleerd.” Al doende leerden ze ook grenzen stellen. Het secretariaat wil alles voor iedereen regelen — tot op zekere hoogte. Opruimen blijft ieders eigen verantwoordelijkheid. Op een ideale werkdag is er een goede balans tussen reactief en pro-actief werken. Met hun ervaren ogen en ingebouwde antennes voor onrust zien de medewerkers van het secretariaat wat collega’s nodig hebben. Roelien: “Ik neem graag werk uit handen van mensen die het heel druk hebben, zodat zij zich kunnen richten op wat voor hen belangrijk is.” Manon organiseert graag gemak. “Ik vind het leuk om mensen te ontzorgen.”

Vrouw tussen de mannen

De dames werken graag samen met mannen. Roelien was een tijd lang de enige vrouw in Groningen. Ze vond haar mannelijke collega’s opvallend zorgzaam. “Ze hielden rekening met me.” Manon komt uit een vrouwenwereld en was positief verrast door de cultuur van Jorritsma. “Ik had verwacht dat een mannenwereld misschien wat kouder zou zijn, maar ik ben heel warm ontvangen. Het communiceren met mannen vind ik soms zelfs gemakkelijker. Ze zeggen waar het op staat. Uitgesproken, klaar, vergeten en weer door.” Onafhankelijk van gender gaan collega’s bij Jorritsma ontspannen en open met elkaar om. Het is voor Roelien de reden dat ze zich nog altijd erg thuis voelt in het bedrijf. “Bij Jorritsma doet niemand uit de hoogte. Wij zijn gewoon gewoon.”

Lief en leed

De medewerkers van het secretariaat vormen een onzichtbare motor achter de sterke onderlinge verbondenheid van Jorritsma – al 145 jaar de rode draad door het bedrijf. Ze zijn het eerste vangnet voor emoties van bewoners, voelen precies aan welke collega even wat extra aandacht nodig heeft en regelen de officiële lief en leed- momenten van alle 250 collega’s. Geboortekaartje? Bloemetje vanwege ziekte? Gebak voor de jubilaris? Al geregeld. Roelien: “Het lijken kleine dingen, maar opgeteld is het veel werk.” Oók de piekfijne planningen, maar vooral het begrip en grote inlevingsvermogen van Amy, Roelien, Manon, Anthe en Kayleigh laten bij Jorritsma alles op rolletjes lopen.