De onafscheidelijke connectie tussen Jorritsma, Lefier en bewoners
Wie denkt aan verbouwingswerkzaamheden, zal direct denken aan sterke mannen met groot gereedschap, een terrein vol bouwmateriaal of het af- en aanrijden van vrachtwagens van leveranciers. Je zou het misschien niet zeggen maar onderling afstemmen, bewoners informeren en het onderhouden van goede communicatie tussen alle partijen is minstens zo belangrijk. Voor de verduurzamingswerkzaamheden van de woningen van Lefier in de regio Groningen en Stadskanaal is coördinator Pieter Hiddinga constant bezig om dit in orde te maken. Hij licht zijn visie op goede communicatie verder toe.
Zomaar ergens beginnen met bouwen is onmogelijk. Je hebt in ieder geval een plan van aanpak nodig. Maar voordat er een plan van aanpak kan worden ingediend, heeft er al een lang voortraject plaatsgevonden. Pieter: ‘‘Het begint met een soort veldonderzoek. Om te kunnen bepalen wat er precies moet gebeuren, en hoelang we daar nodig voor denken te hebben, gaan we met een team de wijk verkennen. Dan kunnen we de meeste zaken al in kaart brengen. Denk aan welke werkzaamheden we moeten doen, de staat van de huidige woningen, maar ook hoe we moeten omgaan met bepaalde beschermde diersoorten in de regio. Dan volgt er een bouwplan inclusief budget en dat gaat naar de opdrachtgever voor goedkeuring. Vanaf dat moment gaan we ons buigen over de communicatie richting bewoners.”
Minimaal 70%
Een akkoord van de opdrachtgever betekent namelijk niet per definitie dat de afgesproken plannen ook daadwerkelijk doorgaan. Bewoners hebben namelijk ook een belangrijke rol in dit proces. Zonder akkoord vanuit de huurders, is het niet mogelijk om te beginnen met de verduurzamingswerkzaamheden. ‘’We moeten hiervoor genoeg handtekeningen verzamelen. Minimaal 70% van alle betrokken huurders moeten akkoord gaan met de verduurzaming, anders gaan de plannen niet door.’’
Hoe zorg je ervoor dat je aan die 70% komt? Pieter moet lachen: ‘’Het is gelukkig nooit voorgekomen dat we niet dat aantal hebben gehaald. Deze werkzaamheden zijn namelijk altijd ten gunste van de bewoners zelf. Betere isolatie betekent minder energieverbruik, dus lagere kosten. Ik ken weinig mensen die hierop tegen zijn. Toch doen we altijd ons best om zoveel mogelijk draagvlak te creëren onder alle betrokkenen.
Hij zoomt in op de verduurzaming van een aantal woningen in Sappemeer. ‘’Voor de bewoners van deze wooneenheden hebben we speciaal een bewonersavond georganiseerd in het plaatselijke buurthuis. Hier waren de opdrachtgever en wijzelf aanwezig om alle plannen tot in details uit te leggen. Ook konden bewoners materiaalmonsters bekijken en aanraken en werd vervolgens toegelicht waar en waarvoor deze materialen worden toegepast. Ook staan we klaar om individuele vragen te beantwoorden. 70% is in basis voldoende om een project door te laten gaan, maar wij zetten altijd alles op alles om zo dicht mogelijk bij die 100% te komen.’’
Juichen!
Deze bewonerscommunicatie speelt zich altijd vóór de bouwwerkzaamheden af. Veel van dit soort projecten worden op dezelfde manier aangevlogen, maar maatwerk is absoluut nodig om in de behoefte van elk project te kunnen voorzien. Een laatste, maar zeer belangrijk element uit deze standaard communicatiemiddelen is de zogenaamde juichbrief. ”Op het moment dat de opdrachtgever akkoord is, de planning is afgemaakt en 70% is gehaald, is het tijd voor een klein feestje. We sturen dan een zogenaamde juichbrief. Hierin geven we aan dat de minimale grens is bereikt en sturen we aanvullende informatie over wanneer we beginnen en wat ze van ons kunnen verwachten. Ook geven we alvast aan wat we in deze periode van de bewoners verwachten. Overigens krijgt niet iedereen dezelfde brief. Bewoners die geen toestemming hebben gegeven, en dus niet horen tot die 70%+ groep, krijgen een brief met een iets aangepaste inhoud.”
Vanaf dat moment is het per project, per fase en per bewoner afhankelijk welke informatie er wanneer wordt verspreid. Gebruikelijk is dat er regelmatig een nieuwsbrief of brochure wordt verspreid met belangrijke updates. Maar ook op individueel niveau worden de lijntjes kort gehouden. ‘’Onze deur staat altijd open.’’ eindigt Pieter. ‘’Op onze bouwkeet staat ook altijd aanvullende informatie voor bewoners en omwonenden. Maar bij vragen of opmerkingen is iedereen welkom. Onze uitvoerders, bewonersconsulenten of andere betrokkenen staan je graag ter woord.’’